Smiledoc - Portale Dipendenti

Sistema Gestione Documentale HR | Via Monte Circeo 12, Monterotondo (RM)

Dashboard Dipendente

Benvenuto nel Portale Dipendenti Smiledoc

Qui trovi tutti i documenti, le policy e le informazioni utili per il tuo lavoro.

Documenti Obbligatori

Verifica di aver consegnato tutti i documenti richiesti.

Sicurezza sul Lavoro

Formazione obbligatoria e DPI.

Policy Aziendali

Regolamenti e procedure interne.

Modulistica

Moduli per ferie, permessi, variazioni dati.

Link Rapidi

Onboarding - Documenti Assunzione

Primo giorno: Consegna tutti i documenti obbligatori all'ufficio HR entro 7 giorni dall'assunzione.

Checklist Documenti Obbligatori

Documenti Scaricabili

Obbligatorio

Modulo Dati Personali

Dati anagrafici e fiscali

Scarica
Obbligatorio

Informativa Privacy

GDPR e consenso trattamento dati

Scarica
Obbligatorio

Patto di Riservatezza (NDA)

Non divulgazione informazioni

Scarica
Informativo

Guida Onboarding

Informazioni di benvenuto

Scarica

Sicurezza sul Lavoro

Obbligo Formativo D.Lgs. 81/2008

La formazione sulla sicurezza e obbligatoria. La mancata formazione comporta sanzioni.

Formazione Obbligatoria

CorsoDurataValiditaNote
Formazione Generale4 orePermanenteEntro 30gg dall'assunzione
Formazione Specifica4 ore5 anniEntro 60gg dall'assunzione
Antincendio4 ore5 anniPer addetti designati
Primo Soccorso12 ore3 anniPer addetti designati

DPI - Dispositivi di Protezione

Obbligatorio

Verbale Consegna DPI

Registro consegna dispositivi

Scarica
Procedura

Segnalazione Infortunio

Modulo per infortuni sul lavoro

Scarica

In caso di emergenza

Punto di raccolta: Area parcheggio esterno
Cassetta pronto soccorso: Reception e sala sterilizzazione

Modulistica

Richieste e Comunicazioni

Modulo

Richiesta Ferie e Permessi

Richiesta assenze retribuite

Scarica
Modulo

Variazione Dati

Modifiche residenza, IBAN, contatti

Scarica

Policy Aziendali

Importante: La lettura delle policy aziendali e obbligatoria per tutti i dipendenti.
Policy

Regolamento Interno

Norme, orari, procedure

Leggi
Policy

Regolamento Completo

Versione integrale

Leggi
Policy

Policy Email

Uso strumenti informatici

Leggi
Policy

Manuale Aziendale

Comunicazioni e disciplina

Leggi

Orario di Lavoro

GiornoMattinaPomeriggio
Lunedi - Venerdi09:00 - 13:0014:00 - 18:00
Sabato09:00 - 13:00Chiuso

Contatti HR

Ufficio Risorse Umane

Email: hr@smiledoc.it

Orario: Lun-Ven 09:00-17:00

Direzione

Email: direzione@smiledoc.it

Per: Questioni urgenti

Consulente del Lavoro

Per: Buste paga, contributi

Contatto: Tramite HR

RSPP - Sicurezza

Per: Sicurezza, DPI, formazione

Contatto: Tramite HR

Segnalazioni Anonime

Per segnalazioni di comportamenti illeciti, usa il canale whistleblowing aziendale (D.Lgs. 24/2023).

Gestione HR: Sistema per onboarding, formazione, sicurezza e procedimenti disciplinari

🏠 Gestione HR - Dashboard

Sistema Attivo: Gestione documentale per 5 dipendenti, modalita fase-per-fase

Panoramica Sistema

Dashboard per la gestione completa del personale:

  • Onboarding: Raccolta dati, contratto, informative
  • Sicurezza: DPI, formazione, DVR
  • Amministrazione: Moduli, variazioni, documentazione
  • Disciplina: Procedure richiami, contestazioni, licenziamento

Azioni Rapide

Nuovo Dipendente

Avvia ciclo completo onboarding

Scarica Documenti

Tutti i moduli pronti da stampare

Template Email

Email di richiamo e contestazione

👤 Checklist Onboarding

Segui questa sequenza per ogni nuovo dipendente:

GIORNO 1 - ACCOGLIENZA

GIORNO 1-3 - SICUREZZA

GIORNO 3-30 - FORMAZIONE

DOPO 60 GIORNI

📄 Documenti Pronti

Tutti i moduli pronti per la stampa e compilazione:

SEZIONE ONBOARDING

Modulo Dati Personali

Raccolta anagrafica, documenti, contatti

Scarica

Checklist Onboarding

Guida operativa completa

Scarica

Presa Visione Regolamento

Firma accettazione regole

Scarica

Nomina Autorizzato Dati

GDPR - Trattamento dati

Scarica

SEZIONE SICUREZZA

Verbale Consegna DPI

Dispositivi protezione individuale

Scarica

Scheda Formazione Sicurezza

Tracciamento formazione

Scarica

Segnalazione Infortunio

Modulo infortuni sul lavoro

Scarica

SEZIONE AMMINISTRAZIONE

Modulo Variazione Dati

Residenza, IBAN, stato civile

Scarica

Richiesta Ferie/Permessi

Modulo assenze

Scarica

Registro Provvedimenti

Tracciamento sanzioni

Scarica

SEZIONE POLICY

Regolamento Interno Short

Versione da consegnare

Scarica

Regolamento Completo

Versione integrale

Scarica

Policy Email

Uso email aziendali

Scarica

📊 Timeline Fasi Procedurali

Sequenza temporale completa per ogni dipendente:

📝 FASE 1: Raccolta Dati (Giorno 1)

Documenti: Modulo Dati Personali, Contratto, Privacy GDPR
Azione: Compilazione, firma e scansione cloud
Conservazione: Fascicolo personale digitale

🛡️ FASE 2: Sicurezza & DPI (Giorni 1-3)

Documenti: Verbale DPI, DVR, Dichiarazione ricez.DPI
Azione: Consegna fisica DPI, istruzioni
Conservazione: Registro DPI + fascicolo

📚 FASE 3: Formazione Base (Giorni 3-30)

Documenti: Scheda Formazione, attestati corso
Azione: Formazione generale 4 ore
Conservazione: Scheda + copia attestato

🎓 FASE 4: Formazione Specifica (Giorni 30-60)

Documenti: Aggiornamento Scheda Formazione
Azione: Formazione specifica 4 ore
Conservazione: Scheda completa + attestato

✅ FASE 5: Chiusura Prova (Giorno 60)

Documenti: Comunicazione esito prova
Azione: Valutazione competenze
Conservazione: Comunicazione esito nel fascicolo

📊 FASE 6: Monitoraggio Continuo

Documenti: Registro Disciplinare (se necessario)
Azione: Aggiornamento ferie, permessi, variazioni
Conservazione: Fascicolo sempre aggiornato

📧 Template Email & Lettere

Copia i template e personalizza con dati reali:

🔴 RICHIAMO DISCIPLINARE (Email Semplice)

🔴🔴 CONTESTAZIONE DISCIPLINARE (Art. 7 L. 300/1970)

📧 COMUNICAZIONE ESITO PROVA (Positivo)

👥 Gestione Dipendenti

Tracker onboarding per ciascun dipendente:

1. [Nome Dipendente]

Mansione: ASO

Assunzione: --/--/----

Status: ⏳ Da inserire

2. [Nome Dipendente]

Mansione: Reception

Assunzione: --/--/----

Status: ⏳ Da inserire

3. [Posizione Libera]

Mansione: ---

Status: ⏳ Attesa Assunzione

4. [Posizione Libera]

Mansione: ---

Status: ⏳ Attesa Assunzione

5. [Posizione Libera]

Mansione: ---

Status: ⏳ Attesa Assunzione

Statistiche: Dipendenti Attivi: 0/5 | Onboarding Completati: 0 | Posizioni Libere: 5

⚠️ Procedure Disciplinari

Art. 7 L. 300/1970 - Statuto dei Lavoratori

Mai applicare sanzioni senza aver seguito la procedura completa. La mancata osservanza rende il provvedimento nullo.

Scala Progressiva Sanzioni

LivelloSanzioneDocumento
1Richiamo VerbaleAnnotazione interna
2Richiamo ScrittoTemplate Richiamo
3Contestazione FormaleTemplate Contestazione
4Contestazione GraveTemplate Grave
5Sospensione (max 10gg)Procedura interna
6LicenziamentoProcedura Licenziamento

Procedura Corretta (Art. 7)

1. CONTESTAZIONE SCRITTA ↓ (entro 5 giorni) 2. DIRITTO DI DIFESA del dipendente ↓ (dopo scadenza termine) 3. PROVVEDIMENTO DISCIPLINARE ↓ (entro 10 giorni) 4. COMUNICAZIONE SANZIONE

Documenti Disciplina

Procedura Disciplinare Interna

Scarica

Procedura Licenziamento

Scarica

❓ Guida Completa

1. COME FUNZIONA IL SISTEMA

Sistema modulare fase-per-fase:

  • ONBOARDING (Giorni 1-3): Raccolta dati, contratto, privacy, regolamento
  • SICUREZZA (Giorni 1-30): DPI, DVR, formazione generale
  • FORMAZIONE (Giorni 30-60): Formazione specifica
  • MONITORAGGIO (Anni 1-10): Amministrazione, aggiornamenti, discipline

2. DOCUMENTI - QUANDO STAMPARE

DOCUMENTOQUANDOCOPIEFIRME
Modulo Dati PersonaliPrimo giorno2Dipendente + Titolare
Regolamento InternoPrimo giorno2Presa visione dipendente
Privacy GDPR + NDAPrimo giorno2Dipendente + Titolare
Verbale DPIPrimo giorno1Dipendente + Titolare
Scheda FormazioneGiorno 30-602Formatore + Dipendente

3. CONSERVAZIONE LEGALE

  • Fascicolo personale: 10 anni dopo cessazione
  • Scheda formazione: 10 anni
  • Registro DPI: 10 anni da consegna
  • Provvedimenti disciplinari: 10 anni (2 anni per recidiva)
  • Buste paga: 5 anni da fine rapporto

4. RIFERIMENTI NORMATIVI

  • D.Lgs. 81/2008 - Sicurezza sul lavoro
  • L. 300/1970 Art. 7 - Statuto dei Lavoratori
  • GDPR Reg. UE 2016/679 - Privacy
  • CCNL Studi Professionali - Contratto collettivo